Sistem Pengendalian Intern

Sistem Pengendalian Intern
Tanggung jawab dari seorang manajer adalah untuk menjaga agar operasinya tetap terkendali. Seorang manajer yang baik harus dapat menentukan kemana arah organisasi dalam beberapa tahun yang akan datang. Agar kegiatan yang dilakukan teatp dapat dikendalikan manajer menggunakan pengendalian internal rencana organisasi dan kerangka kerja yangterpadu

Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang di koordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dalam mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Pengendalian dapat mempunyai arti sempit atau luas. Dalam artian yang sempit, pengendalian intern (internal check) yaitu suatu sistem dan prosedur yang secara otomatis dapat saling memeriksa, dalam arti bahwa data akuntasi yang dihasilkan suatu bagian atau fungsi secara otomatis dapat diperiksa oleh bagian atau fungsi lain dalam suatu usaha2. Sedangkan dalam arti yang luas AICPA memberikan pengertian pengendalian intern sebagai berikut:

Sistem Pengendalian Intern (AICPA)

Pengendalian intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara serta alat-alat yang di koordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan ofisiensi didalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu

Dari berbagai definisi diatas dapat dilihat bahwa sistem pengendalian intern bertujuan untuk:
a. Menjaga kekayaan organisasi
b. Memeriksa ketelitian dan keandalan data akuntansi.
c. Mendorong efisiensi operasional.
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern terbagi menjadi dua macam yaitu:
1. Pengendalian Intern Akuntansi, meliputi struktur orgnisasi, metode dan ukuran ukuran yang di koordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan perusahaan dan mengecek keandalan data akuntansi.
2. Pengendalian Intern Administrasi, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Unsur sistem pengendalian intern
Untuk melakasanakan sistem pengendalian intern dalam mencapai tujuan pokok, SPI suatu perusahaan terdiri dari unsur-unsur berikut:

1. Struktur yang memisahkan tanggung jawab Fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan kerangka (frame work) pembagian tanggung jawab fungsional pada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagiantanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a). Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpangan dari fungsi akuntansi.
b). Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakn semua tahap suatu transaksi.


2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, uang, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi biaya hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Pembagian weenang tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik-praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Berikut ini cara-cara yang dapat digunakakan oleh perusahaan dalam melaksanakan praktik yang sehat adalah:

• Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang.
• Pemeriksaan mendadak (surprised audit) dengan jadwal yang tidak teratur.
• Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.
• Perputaran jabatan (job diskripsion) yang diadakan secara rutin yang akan menghindari persekongkolan para pejabat dalam melaksanakan tugasnya.
• Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak
• Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya, untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansi
• Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur SPI yang lain.

4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Untuk mendapat karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut ditempuh oleh perusahaan:
a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya
b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.

Sistem pengendalian internal yang efektif
Setiap perusahaan mempunyai sistem pengendalian yang efektif jika memiliki karakteristik berikut:

Personalia yang kompeten, dapat dipercaya, beretika; Para pegawai harus mampu dan dapat dipercaya. Untuk mendapatkan pegawai yang kompeten, perusahaan dapat memberikan gaji yang tinggi, perusahaan dapat memberikan pelatihan agar mereka dapat mengerjakan pekerjaannya dengan baik, dan mengawasi pekejaan mereka.

Tugas pertanggung jawaban; Tiap pegawai mempunyai tanggung jawab tertentu, karena semua tugas telah didefinisikan dengan jelas dan ditugaskan kepada masing-masing individu yang bertanggung jawab untuk mengerjakan tugas-tugas tersebut.

Pemberian kuasa yang tepat; Suatu organisasi biasanya mempunyai aturan tertulis yang memuat prosedur pengesahan, setiap penyimpangan dari kebijakan standar membutuhkan pemberian kuasa dengan tepat.

Pembagian tugas; Manajemen yang cerdas akan membagi pertanggungjawaban atas transaksi satu atau beberapa orang atau departemen. Pembagian tugas akan mebatasi kemungkinan terjadinya kesalahan dan juga memberikan ketepatan catatan akuntansi. Ada empat komponen penting dari sistem pengendalian ini, adalah:

1. Pemisahan antara tugas operasional dengan akuntansi.
2. Pemisahan antara pertanggungjawban aktivita dengan akuntansi.
3. Pemisahan antara pemberian atas transaksi dengan penanggungjawaban aktiva yang bersangkutan.
4. Pemisahan tugas kewajiban didalam fungsi akuntansi.